“เงินติดล้อ” มีจุดเด่นในการทำธุรกิจที่ชัดเจน นั่นคือการใช้เทคโนโลยีขับเคลื่อนองค์กรไปข้างหน้าให้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ทุกคนในองค์กรจึงต้องเตรียมพร้อมอยู่เสมอ เพื่อเร่งสปีดไปข้างหน้า ควบคู่ไปกับการหาวิธีเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ก้าวทันกับการเติบโตที่รวดเร็วขององค์กร
ฝ่ายสนับสนุนธุรกิจและบริการกลาง (Business Support and Central Service หรือ BSCS)คือหนึ่งในตัวอย่างของทีมที่ทำงานแบบ Smart Execution : Do More with Less (ทำงานอย่างฉลาด : ทำเท่าเดิม ผลลัพธ์เพิ่มขึ้น) และเตรียมพร้อมอยู่เสมอเพื่อเรียนรู้และปรับตัวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ เพราะการทำงานของทีมจะต้องใช้ข้อมูลและงานเอกสาร จัดทำ Report โดยรวบรวมข้อมูลจากแหล่งข้อมูลเดิมๆ ผ่านกระบวนการทำงานซ้ำๆ ทำให้สมาชิกในทีมต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำสิ่งเหล่านี้
ซึ่งงานหลักๆ ในทีมก็คือ งานหลังบ้านเพื่อสนับสนุนการทำงานทั้งของฝั่งสาขาและฝั่งสำนักงานใหญ่ให้ทำงานได้อย่างราบรื่น เช่น การดูแลเรื่องของอุปกรณ์สำนักงาน ดูแลค่าใช้จ่ายต่างๆ ของสาขาทั้งหมด รวมถึงดูแลเรื่องรถใช้งานทั้งของสาขาและสำนักงานใหญ่ ซึ่งส่วนใหญ่ก็คืองานธุรการที่ต้องมีการทำงานซ้ำๆ เมื่อธุรกิจของเงินติดล้อโตขึ้นอย่างรวดเร็วและมีสาขาเปิดเพิ่มมากขึ้นก็แน่นอนว่างานที่ฝ่าย BSCS ดูแลก็ต้องมากขึ้นตามไปด้วย
“พองานมากขึ้นเราก็อยากได้เทคโนโลยีที่จะมาช่วยให้เราทำงานได้เร็วขึ้น มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น ในขณะที่ทีม IT ก็มีงานล้นมือ เลยทำให้เราต้องพยายามพัฒนาตัวเองและทีมโดยคิดหาเทคโนโลยีที่จะเข้ามาช่วย ซึ่งจากการหาข้อมูลเบื้องต้นเราก็พบว่า RPA (Robotic Process Automation) น่าจะตอบโจทย์ความต้องการของเราได้ แล้วทีม A&D ก็ช่วยแนะนำวิทยากรที่จะมาสอนให้ทีมของเรา”
![](/Tidlor/media/tls/eorpa/elevating-operations-rpa-benefits.jpg)
ทำงานเป็นทีม พร้อมเรียนรู้และลองผิด-ลองถูกไปด้วยกัน
หลังผ่านการอบรมขั้นพื้นฐานเป็นเวลา 2 วัน ทีม BSCS ก็เริ่มลองผิดลองถูกเพื่อเขียนคำสั่งสร้าง BOT ให้ทำงานตามที่กำหนดไว้แบบอัตโนมัติจากการคลิกแค่ครั้งเดียว
“เราทุกคนมีงานประจำต้องทำ จึงต้องสละเวลาช่วงเย็นหรือเสาร์อาทิตย์เพื่อมาฝึกฝนการเขียนคำสั่งให้เกิดความเชี่ยวชาญ เช่นต้องลากไอคอนนี้มาแปะไว้ตรงนี้ เพื่อให้ BOT ทำงานแบบนี้ หรือถ้าลองเปลี่ยนคำสั่งอีกแบบก็จะได้ผลลัพธ์อีกแบบ ซึ่งธุรกรรมอย่างแรกที่เราสร้าง BOT ให้ทำก็คือการรับค่าเช่า ซึ่งปกติเราต้องทำประมาณ 2,000 ธุรกรรมต่อเดือน”
![](/Tidlor/media/tls/eorpa/BSCS-RPA-Teamwork-1.jpg)
ฝ่าย BSCS ยังเล่าบรรยากาศที่ต้องมานั่งรวมหัวกันคิด จนได้ข้อสรุปว่าหลายหัวคิด ดีกว่าหัวเดียวคิดว่า
“ช่วงแรกความคิดเราไม่ตรงกันเลย แต่ข้อดีคือพออีกคนตัน อีกคนจะเป็นแสงสว่างให้ทีม เช่น บอกว่าให้เปลี่ยนไอคอนมาแปะไว้ตรงนี้แทนก็ได้ และทำให้เราเห็นแนวคิดหรือวิธีการสร้าง Flow ของคนอื่น เพราะแต่ละ Flow เขียนได้หลายแบบ เช่น Flow ที่เราเขียนมี 15 ขั้นตอน
ในขณะที่อีกคนเขียนมา 10 ขั้นตอนซึ่งอาจจะสั้นไปแล้วไม่ครอบคลุม พอนำมารวมกันก็อาจเหลือแค่ 12 ขั้นตอนจากการลดทอนบางขั้นตอนของเราแล้วดึงบางคำสั่งของอีกคนมาใช้ทำให้เกิด Flow ที่ปิดความผิดพลาดในแต่ละด้านได้ ทำให้ BOT ทำงานได้อย่างไหลลื่น
ถ้าไม่เปิดใจยอมรับความคิดเห็นของคนอื่น หรือยอมรับคำติชม ผลลัพธ์ที่ได้ก็อาจไม่ดีเท่านี้ หรือเราอาจต้องใช้เวลานานขึ้นในการสร้าง BOT ที่สมบูรณ์ สิ่งสำคัญอีกอย่างที่เราได้รู้คือ…ผิดพลาดบ้างก็ไม่เป็นไร
เพราะเงินติดล้อให้สิทธิ์ที่จะล้มเหลว (License to Fail) แต่ก็สนับสนุนให้เรียนรู้จากความผิดพลาดด้วย และการเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือ ‘ลองทำ’ ถ้าผิดหรือมีข้อผิดพลาดก็แก้ไขจนกว่า BOT จะทำงานได้อย่างราบรื่น”
![](/Tidlor/media/tls/eorpa/elevating-operations-rpa-capacity.jpg)
ในที่สุด ทีม BSCS ก็ได้ผลลัพธ์ที่น่าชื่นใจ คือการได้ BOT ตัวแรกมาใช้งานภายในเวลาครึ่งเดือน และยังสามารถสร้าง BOT ได้รวมถึงปัจจุบัน 24 ตัว ที่เข้ามาช่วยตั้งแต่การเช็กสต็อกสินค้า ดึงข้อมูลรายงานประจำวัน จัดการเรื่องค่าเช่าสำนักงาน ใบเสร็จ ค่าไฟ ค่าขนส่ง และอื่นๆ ที่ช่วยลดเวลาการทำงานไปถึง 5,340 นาที ต่อเดือน ในเวลาเพียง 11 เดือน
พร้อมลุยต่อ เพื่อสร้างอนาคตไปกับองค์กร
“RPA ทำให้เราเห็นว่าเทคโนโลยีมีประโยชน์กับการทำงานของเราจริงๆ ทำให้เราทำงานได้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดเวลา ลดความผิดพลาด ทำให้เราเริ่มมองหาเทคโนโลยีอื่นๆ เช่น ChatGPT หรือ AI อื่นๆ เพื่อให้ทีมของเราทำงานได้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นไปอีก เราจะไม่หยุดอยู่แค่นี้”
ต้องบอกว่าหลังจากคุยกับทีม BSCS แล้วทำให้เข้าใจเลยว่าเบื้องหลังการสร้างซอฟต์แวร์พัฒนา BOT ที่ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพของทีมนี้ไม่ได้มีดีแค่ความตั้งใจหรือ Insights ที่ดี แต่ยังมีการวางแผน Journey ที่ครบถ้วน รวมถึงพลังการสนับสนุนดีดีจากองค์กรที่ให้พื้นที่ในการได้ลองผิดลองถูกและเรียนรู้สิ่งใหม่
เพราะถึงเทคโนโลยีจะล้ำแค่ไหน แต่ถ้าไม่มีคนนำมาใช้อย่างฉลาด ไม่มีคนพัฒนา หรือนำมาสร้างนวัตกรรม เทคโนโลยีนั้นก็คงไม่มีประโยชน์
AHA Moments จากชาว BSCS
"การเขียน BOT ตัวหนึ่งก็เหมือนกับการสอนคนคนหนึ่ง แต่ที่แตกต่างคือเมื่อเราสอน BOT สำเร็จมันจะทำงานให้เราตลอดตั้งแต่วันที่เราสอนเสร็จเลย แถมไม่มีการป่วย ลาหยุด ลางาน หรือลาออก และเราจะเปลี่ยนบทบาทจากคนที่ต้องทำงานเองมาเป็นคนคอยควบคุมให้ BOT ทำงานแทน และคอยพัฒนาให้ BOT เก่งยิ่งขึ้น” ศุภโชค แสงนรสีห์
"อยากให้ทุกคนกล้าเรียนรู้ที่จะนำเทคโนโลยีมาใช้ อย่ากลัวว่ามันจะมาเลื่อยขาเก้าอี้เรา และวันหนึ่งถ้างานเราเปลี่ยนเราก็สามารถสอนให้มันเปลี่ยนตามเราได้” อนัญญา ทูลมาลา
"อย่าคิดว่าสิ่งที่มีอยู่แล้วคือสิ่งที่ดีที่สุด อย่างเมื่อก่อนเราคิดว่าใช้ Excel ก็หรูแล้ว แต่พอเปิดใจก็พบว่ามันมีสิ่งที่ทำให้เราสบายขึ้นอีก ทำงานได้ดีขึ้นอีกอยู่เสมอ” สุกัญญา พงษ์ฉาย
"BOT ที่เราสร้างเกิดขึ้นได้ เพราะทุกคนเปิดใจ กล้าคิด กล้าลอง และกล้าลุย” เอกพัชร์ สิทธิไตรวัฒน์
"RPA เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้น ทำให้รู้ว่าเราสามารถทำอะไรได้มากกว่าที่เราเคยคิด” ธรินทรา แซ่แต้