ทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ส่งผลดีต่ออาชีพค้าขายกว่าที่คิด

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นหนึ่งในวิธีวางแผนทางการเงินได้อย่างมีประสิทธิภาพที่หลายคนอาจคาดไม่ถึง ทั้งสำหรับบุคคลทั่วไปที่จะช่วยลดปัญหาเงินไม่พอใช้ในแต่ละเดือน หรือผู้ที่ทำธุรกิจส่วนตัว บรรดาพ่อค้าแม่ค้า ที่ในแต่ละวันจะมีทั้งรายรับและรายจ่ายเข้ามาหลายรายการ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า จะช่วยให้คุณบริหารจัดการเงินได้ดียิ่งขึ้น เห็นภาพรวมว่ามีค่าใช้จ่ายส่วนไหนที่ดูไม่จำเป็น หรือมีส่วนไหนสามารถปรับลดลงได้บ้าง นอกจากนี้การทำ ซึ่งปัจจุบันก็มีแอปพลิเคชันสำหรับบันทึกรายรับรายจ่ายให้เลือกใช้งานมากมายอีกด้วย

การทําบัญชีรายรับรายจ่ายคืออะไร

องค์ประกอบของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ามีอะไรบ้าง

การทำบัญชีรายรับรายจ่ายให้มีประสิทธิภาพและเห็นภาพรวมชัดเจนนั้น ควรมีองค์ประกอบที่ครบถ้วน เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกและนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ต่อ นี่คือองค์ประกอบสำคัญที่ควรมีในสมุดบัญชีของคุณครับ

1. วันที่

วันที่ เป็นสิ่งแรกที่ต้องบันทึกเสมอ เพื่อให้ทราบว่ารายการนั้นๆ เกิดขึ้นเมื่อไหร่ การลงวันที่ช่วยให้เราสามารถเรียงลำดับเหตุการณ์ทางการเงินและย้อนกลับมาตรวจสอบข้อมูลได้อย่างถูกต้องแม่นยำ

2. รายการ

รายการ คือ รายละเอียดของรายรับหรือรายจ่าย ควรระบุให้ชัดเจนว่าเงินที่เข้ามาหรือออกไปนั้นมาจากอะไร เช่น ค่าขายสินค้า รายได้จากบริการ ค่าวัตถุดิบ ค่าเช่าร้าน ยิ่งลงรายละเอียดชัดเจนเท่าไหร่ ก็ยิ่งเข้าใจง่ายเมื่อกลับมาดูย้อนหลัง

3. รายรับ

รายรับ คือ จำนวนเงินทั้งหมดที่ได้รับเข้ามาจากการขายสินค้าหรือบริการ โดยยังไม่ได้หักค่าใช้จ่ายใดๆ ควรบันทึกทุกยอดที่เข้ามา ไม่ว่าจะเล็กน้อยแค่ไหนก็ตาม เพื่อให้เห็นกระแสเงินสดเข้าที่แท้จริง

4. รายจ่าย

รายจ่าย คือ จำนวนเงินทั้งหมดที่จ่ายออกไปเพื่อการดำเนินธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นค่าใช้จ่ายคงที่ (เช่น ค่าเช่า, เงินเดือน) หรือค่าใช้จ่ายผันแปร (เช่น ค่าวัตถุดิบ, ค่าน้ำ-ค่าไฟ) การบันทึกรายจ่ายอย่างครบถ้วนช่วยให้เห็นต้นทุนที่แท้จริงของร้าน

5. ยอดคงเหลือ

ยอดคงเหลือ คือ ผลลัพธ์สุทธิจากการนำรายรับมาหักลบกับรายจ่าย (ยอดคงเหลือ = ยอดคงเหลือเดิม + รายรับ - รายจ่าย) ยอดนี้จะแสดงให้เห็นว่ากิจการมีเงินสดเหลืออยู่เท่าไหร่ ณ เวลานั้นๆ ซึ่งเป็นตัวชี้วัดสภาพคล่องของร้านได้เป็นอย่างดี

ทำไมพ่อค้าแม่ค้าควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

หลายคนอาจจะยังไม่รู้ว่าการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า นอกจากจะช่วยจัดการค่าใช้จ่ายในชีวิตประจำวันแล้ว ยังช่วยให้อาชีพค้าขาย พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ บริหารต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วย อีกทั้งยังช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับอาชีพหรือธุรกิจเมื่อต้องการขอสินเชื่อเงินด่วนถูกกฎหมายได้อีกด้วย เงินติดล้อจึงได้สรุปเหตุผลสำคัญ ๆ ที่อาชีพค้าขายควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

1. ขอสินเชื่อได้ง่ายขึ้น

การทำรายรับรายจ่ายนอกจากจะช่วยให้เห็นสถานะทางการเงิน แสดงถึงความรับผิดชอบทางการเงินของเราแล้ว เมื่อต้องการขอสินเชื่อเงินกู้โดยเฉพาะอาชีพค้าขาย พ่อค้าแม่ค้าออนไลน์ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้ายังช่วยให้สถาบันการเงินหรือผู้ให้บริการสินเชื่อเห็นที่มาที่ไปของรายได้ธุรกิจอย่างชัดเจน และหากมีเอกสารประกอบเพื่อใช้ยืนยันรายการรายรับรายจ่ายเหล่านั้น อย่างเช่น ใบเสร็จซื้อของ ใบสั่งซื้อสินค้า ใบกำกับภาษี สัญญาเช่าต่าง ๆ ก็จะยิ่งเพิ่มความน่าเชื่อถือและมีโอกาสที่จะได้รับอนุมัติสินเชื่อได้ง่ายขึ้น หรือทำให้เรามีตัวเลือกมากขึ้นทั้งประเภทสินเชื่อ วงเงินกู้ และอัตราดอกเบี้ย

2. รู้สถานะการเงินของธุรกิจ

การทำรายรับรายจ่าย ช่วยป้องกันปัญหาการขาดทุนแบบไม่รู้ตัว หรือของขายไปแล้วเกิดคำถามว่าทำไมไม่เหลือกำไรเลย ซึ่งมักเป็นปัญหาอันดับต้น ๆ ที่คนทำอาชีพค้าขายหรือพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์มักพบเจอ การจดรายการรายรับรายจ่ายอย่างละเอียดจะช่วยเห็นรายการเข้าออกของร้านค้าทั้งหมด ทำให้รู้สถานะการเงินของธุรกิจในปัจจุบันว่าเป็นอย่างไร เรากำลังขาดทุนหรือได้กำไร ซึ่งการคอยติดตามสถานะการเงินของธุรกิจอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้คุณวางแผนดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถแก้ปัญหาได้อย่างทันท่วงที

3. บริหารต้นทุนอย่างมีประสิทธิภาพ

เมื่อเห็นรายละเอียดรายได้และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน การทำรายรับรายจ่ายจะช่วยให้คุณบริหารต้นทุนธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และสามารถตัดสินใจทำสิ่งต่าง ๆ ได้มั่นใจยิ่งขึ้น เช่น คุณอาจจะพบว่าค่าใช้จ่ายส่วนนี้สามารถลดหรือตัดออกได้ ก็จะช่วยเพิ่มโอกาสในการทำกำไรได้มากขึ้น ทำให้สามารถกำหนดต้นทุนเพื่อการตั้งราคาขายได้อย่างเหมาะสม หรือหากคุณมีรายรับเข้ามาเยอะ มีกำไรอย่างสม่ำเสมอ อาจวางแผนเพื่อขยายธุรกิจในอนาคตได้ด้วย เป็นต้น

ธุรกิจไหนบ้างที่ควรทำบัญชีรายรับรายจ่าย

หลายคนอาจคิดว่าการทำบัญชีเป็นเรื่องของบริษัทใหญ่ๆ เท่านั้น แต่ความจริงแล้วทุกธุรกิจไม่ว่าจะขนาดเล็กหรือใหญ่ ก็ควรทำบัญชีรายรับรายจ่ายทั้งสิ้นครับ เพราะนี่คือเครื่องมือพื้นฐานที่สุดที่จะช่วยให้เจ้าของกิจการเข้าใจสถานะทางการเงินของตัวเองได้ และในประเทศไทย ธุรกิจที่กฎหมายบังคับให้ต้องจัดทำบัญชีอย่างเป็นระบบและมีผู้ตรวจสอบบัญชีรับรอง ได้แก่ กลุ่มนิติบุคคล ซึ่งครอบคลุมถึง

• บริษัทจำกัด
• ห้างหุ้นส่วนจำกัด
• ห้างหุ้นส่วนสามัญที่จดทะเบียน
• บริษัทมหาชนจำกัด
• นิติบุคคลที่ตั้งขึ้นตามกฎหมายต่างประเทศ ที่ประกอบธุรกิจในประเทศไทย
• กิจการร่วมค้าตามประมวลรัษฎากร

ธุรกิจเหล่านี้มีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีตามมาตรฐานการบัญชีที่กำหนด เพื่อนำส่งงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและกรมสรรพากรเป็นประจำทุกปี การไม่ปฏิบัติตามมีโทษปรับตามกฎหมาย

เทคนิคการทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

จากเหตุผลข้างต้น หลายคนเริ่มมองเห็นความสำคัญของการจดบันทึกบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า และอยากมีสมุดรายรับรายจ่ายทำเองแบบง่าย ๆ สามารถใช้งานได้จริง เงินติดล้อขอแนะนำเทคนิคในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายที่ดีควรมีลักษณะดังนี้ 

บันทึกให้เข้าใจง่าย

สมุดรายรับรายจ่ายทำเองจะต้องใช้งานได้จริงด้วย ควรทำให้เข้าใจง่าย ดูแล้วไม่สับสน แต่ต้องมีความละเอียด มีการจัดหมวดหมู่และจัดประเภทของรายการต่าง ๆ เพราะเราจำเป็นต้องนำข้อมูลเหล่านั้นมาวิเคราะห์และสรุปอีกครั้งในอนาคต พูดให้เข้าใจง่ายก็คือ จดบันทึกอย่างไรก็ได้ที่จะทำให้คุณเข้าใจเมื่อกลับมาดูอีกครั้ง เพราะบางคนอาจจดแต่ตัวเลข พอกลับมาดูอีกครั้งก็ไม่เข้าใจว่าตัวเลขนั้นคืออะไร หรือไม่เข้าใจว่าตัวเองจดอะไรลงไป

บันทึกอย่างสม่ำเสมอ

การจดบันทึกอย่างสม่ำเสมอ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลเหล่านั้นมีความถูกต้องและเชื่อถือได้ สามารถนำข้อมูลตัวเลขเหล่านั้นไปใช้วางแผนทำธุรกิจได้อย่างมีประสิทธิภาพ และยังเป็นการสร้างความน่าเชื่อให้กับเอกสารรายได้เมื่อต้องการขอสินเชื่อเงินกู้อีกด้วย ดังนั้น ไม่ควรจดย้อนหลัง เพราะอาจทำให้ข้อมูลตกหล่น ลืมจดบางรายการ หรือจดคลาดเคลื่อนจากความเป็นจริงได้

สรุปยอดทุกเดือน

นอกจากการจดบันทึกแล้ว อย่าลืมสรุปยอดด้วยนะครับ อาจสรุปยอดเป็นรายเดือนหรือรายปีขึ้นอยู่กับความเหมาะสม หากมีรายการเข้าออกค่อนข้างเยอะ แนะนำให้สรุปยอดทุกเดือน เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่านั้นไปวิเคราะห์และวางแผนการดำเนินธุรกิจได้อย่างทันท่วงที

ตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า

เมื่อเข้าใจถึงความสำคัญของการทำบัญชีรายรับรายจ่ายกันแล้ว เรามาดูวิธีทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า โดยใช้แบบฟอร์มหรือทำเป็นตารางง่ายๆ ก็ช่วยให้เราเห็นภาพรวมการเงินของร้านได้ชัดเจนขึ้นแล้วครับ 

หัวใจสำคัญของการทำบัญชีคือการบันทึกให้ครบถ้วนและสม่ำเสมอ เพื่อให้ข้อมูลไม่ตกหล่น งั้นเรามาดูตัวอย่างแบบฟอร์มบัญชีรายรับรายจ่ายร้านฉบับเข้าใจง่าย ที่ใครๆ ก็ทำตามได้กันเลยครับ

วันที่/เดือน/ปี	รายการ	รายรับ  (บาท)	รายจ่าย  (บาท)	คงเหลือ  (บาท)	หมายเหตุ
1/7/2568	ยอดยกมา	-	-	5,000	เงินตั้งต้น
1/7/2568	ขายสินค้าหน้าร้าน (ช่วงเช้า)	2,500	-	7,500	-
1/7/2568	ซื้อน้ำแข็งเข้าร้าน	-	150	7,350	ร้านเจ๊นิด
1/7/2568	ขายสินค้าหน้าร้าน (ช่วงบ่าย)	3,200	-	10,550	-
1/7/2568	จ่ายค่าไฟ	-	800	9,750	-
2/7/2568	สรุปยอดของวันที่ 1	5,700	950	9,750	-
2/7/2568	ขายสินค้า (เดลิเวอรี่)	1,200	-	10,950	-
2/7/2568	สั่งซื้อสินค้าเข้าร้าน	-	4,000	6,950	จากแม็คโคร
2/7/2568	ขายสินค้าหน้าร้าน	2,800	-	9,750	-
3/7/2568	สรุปยอดของวันที่ 2	4,000	4,000	9,750	-

จากตารางตัวอย่างจะเห็นว่า การจดบัญชีร้านค้าแบบนี้ช่วยให้ร้านค้าทราบทันทีว่าในแต่ละวันมีเงินเข้าเท่าไหร่ มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง และเหลือเงินจริงๆ เท่าไหร่ เมื่อทำไปเรื่อยๆ จนครบเดือน ก็จะสามารถสรุปยอดรวมของทั้งเดือนได้ ทำให้เห็นภาพรวมการเงินของร้านทั้งหมด และนำไปวางแผนต่อยอดธุรกิจได้ง่ายขึ้นนั่นเองครับ

สรุปบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้า ตัวช่วยที่คนค้าขายต้องรู้

ต้องยอมรับว่าผู้ที่ทำอาชีพค้าขาย บรรดาพ่อค้าแม่ค้า ที่ในแต่ละวันจะมีทั้งรายรับและรายจ่ายเข้ามาหลายรายการ การทำบัญชีรายรับรายจ่ายร้านค้าจะช่วยให้รู้สถานะการเงินและบริหารต้นทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มโอกาสในการทำกำไรหรือการขยายธุรกิจ และที่สำคัญเอกสารบัญชีรายรับรายจ่าย ยังช่วยเพิ่มโอกาสในการเข้าถึงสินเชื่อเงินกู้ เพื่อนำเงินก้อนไปต่อยอดหรือหมุนเวียนในธุรกิจ เงินติดล้อเรามีสินเชื่อทะเบียนรถยนต์ที่พร้อมอนุมัติสินเชื่อให้กับพ่อค้าแม่ค้าที่ต้องการแหล่งเงินทุนสำหรับเสริมสภาพคล่อง ไม่ว่าอาชีพไหนเราก็รับพิจารณาแม้ไม่มีเอกสารรายได้หรือสลิปเงินเดือน

ขอบคุณข้อมูลจาก: FLOWACCOUNT